Automatisk fakturakontroll for Innkjøp, WMS og Transport
Hvor mange fakturer blir kontrollert? Stikkprøver, eller flyktig? Nå har APX gjort noe med det! Vi har automatisert hele prosessen for fakturakontroll.
Innkjøp/WMS kan foregå i APX Order. Ordre blir opprettet, gjerne mot avtaler eller avtalekataloger (CATALOUGE - PEPPOL) eller på andre måter. Gjerne berikes med NOBB eller data fra andre kilder. Når innkjøpet gjøres, så kan det sendes på EDI/PEOOPL/EHF eller som vanlig PDF. Når varene ankommer lager, benytter man f.eks. en håndterminal for å scanne inn mottaket mot strekkoder eller bare registrere via skjerm. Når faktura ankommer til en eller annen EDI-postkasse, hentes denne opp av APX Invoice CTRL. Når skjer det stor. Faktura blir automatisk kontert og alle varer blir kontrollert mot bestilling og faktisk varemottak. Stemmer faktura med antall, blir den kontrollert mot avtalt pris. Stemmer alt, blir den sendt videre på flyt. Er det avvik, stoppes den for videre behandling av økonomi. Fakturakontroll er en viktig del av denne prosessen.
For Transport-delen, IntelliTrack - TA, TMS og LMD (IT) blir det enda mer viktig. I IT kan man manuelt legge inn manuelle priser på transportprodukter og mottaker samt parti/stykkgods. Har transportøren en priskatalog via f.eks. API, kan IT hente alle priser. Men IT kan også velge beste eller billigste transportør. Litt avhengig av egn preferanser og policy. Når man mottar faktura fra ulike transportører kan disse inneholde flere hundre eller tusen fakturalinjer. Disse inneholder f.eks. SSCC, fraktprodukt, vekt og volum, samt andre sendingsdata. Nå kan IntelliTrack kontollerer alle fakturalinjer mot avatale priser, og avvise feilaktigheter. I tillegg kan vi opprette fraktpriser for aktulle ordre. Helt autmatisk. Her er det masse tid og penger å spare.
Fakturakontroll er essensielt for å sikre korrekthet i økonomiske transaksjoner.
Bedrifter som innfører automatisk fakturakontroll innen innkjøp, WMS og transport opplever betydelige og målbare besparelser – både direkte i kroner og indirekte gjennom bedre kvalitet og kontroll.
Tradisjonelt blir fakturaer kontrollert gjennom stikkprøver eller en overfladisk gjennomgang. Det betyr i praksis at en stor andel av fakturaene aldri blir reelt kontrollert. Feil i pris, mengde eller gebyrer går derfor ofte rett gjennom systemet og blir betalt. Med automatisert fakturakontroll i APX endres dette fundamentalt: 100 % av alle fakturaer blir kontrollert, linje for linje.
Innen innkjøp og WMS ligger besparelsen først og fremst i eliminering av manuelle prosesser. Når en faktura automatisk matches mot både innkjøpsordre og faktisk varemottak, fjernes behovet for tidkrevende kontrollarbeid i økonomiavdelingen. Samtidig fanges avvik umiddelbart – enten det gjelder feil pris i forhold til avtale, feil leverte mengder eller manglende leveranser. Dette reduserer ikke bare kostnader knyttet til feilbetalinger, men også intern tidsbruk betydelig. Mange virksomheter opplever at økonomiavdelingen kan håndtere langt større volum uten økt bemanning.
På transportsiden er besparelsene ofte enda større. Transportfakturaer består gjerne av hundrevis eller tusenvis av linjer, noe som i praksis gjør manuell kontroll umulig. IntelliTrack kontrollerer alle linjer automatisk mot avtalte priser, faktiske sendinger, vekt, volum og transportprodukt. Selv små avvik per linje kan utgjøre store summer over tid. I tillegg sikrer løsningen at man alltid benytter riktig prisgrunnlag og kan velge optimal transportør basert på kostnad eller policy.
Samlet sett gir dette en tredobbel gevinst: redusert tidsbruk, lavere kostnader og betydelig bedre datakvalitet. Resultatet er full kontroll på økonomiske flyter – og en bunnlinje som faktisk gjenspeiler de avtalene virksomheten har inngått.
