APX løsning for sporbarhet og logistikk i sykehus

Kort forklart: Se video fra Lovisenberg Diakonale Sykehus. Løsningen er også beskrevet i Reference book til GS1 i 2021 som en av verdens ledende løsninger innen helse. Last ned PDF og se side 55

APX tilbyr en helhetlig sporings- og logistikkløsning for sykehus, utviklet i Norge i tett samarbeid med helsevesenet. Løsningen digitaliserer hele prosessen fra kirurgisk utstyr brukes på operasjonsstuen, gjennom steriliseringssyklusen, til varebestilling og varemottak. Med strekkoder, RFID og GS1-standarder gir systemet full oversikt over medisinsk utstyr og forbruksmateriell i sanntid​. Resultatet er bedre sporbarhet, sikrere pasientbehandling og mer effektiv drift.

Leveranser til Lovisenberg Diakonale Sykehus og andre sykehus

Flere ledende sykehus har tatt i bruk APX sin løsning. Lovisenberg Diakonale Sykehus i Oslo var pilotkunde allerede i 2013, med full implementasjon fra 2014​

Det nye LHL-sykehuset på Gardermoen benytter løsningen, og i 2019 valgte også Martina Hansens Hospital (MHH) APX sin uniTRACE-løsning med utvidede logistikkfunksjoner​.

Martina Hansens Hospital: MHH valgte APX sin løsning for å spore utstyr og håndtere logistikk. Systemet integreres med sykehusets for sterilsentralen, operasjonsstuer og lager​. Dette inkluderer blant annet integrasjon mot vaskemaskiner og autoklaver, elektronisk styrte pakkestasjon for kirurgiske instrumentsett, lagerstyring (inn/ut av lager) og sporing av både gjenbruksutstyr og forbruksvarer knyttet til hver pasient​. Løsningen sammenstiller automatisk alt forbruk på operasjonsstuene i løpet av dagen og legger det klart i en innkjøpsportal (xWEB) for bestilling via EDI eller e-post​

Ved varemottak registreres leveransen elektronisk, og systemet kobler mottaket mot automatisk fakturakontroll – avvik fanges opp med én gang, og godkjente fakturaer kan bokføres uten manuelt arbeid​. Sykehus forventer å spare 1–2 årsverk med denne løsningen, og investeringen har en estimert tilbakebetalingstid på kun 10 måneder​

Indre og ytre loop i sykehuslogistikken

Den indre loopen – sterilforsyning: Løsningen dekker hele syklusen for flergangsutstyr, fra bruk i operasjon til sterilisering og tilbake til lager. Etter en operasjon registreres alle brukte instrumenter og utstyr digitalt. Instrumentene sendes så til sterilsentralen, der systemet styrer prosessen: Vask og dekontaminering loggføres automatisk ved kommunikasjon med vaskemaskiner (temperatur, tid, pH m.m. lagres)​. Deretter veileder en pakkemodul de ansatte i korrekt sammensetning av instrumentsett (“brikker”) via touchskjerm med bildeinstruksjoner og avkrysning av sjekkpunkter​. Hvert ferdig pakket sett merkes med en etikett med strekkode/2D-kode for sporbarhet​. Autoklaver (steriliseringsenheter) er integrert slik at alle sterilisjonsdata automatisk registreres per sett. Systemet lagrer alle prosessdata i opptil 10 år for kvalitetssikring​. Når steriliserte instrumenter settes på lager, oppdaterer løsningen status og lokasjon, klar til neste gangs bruk. Hele denne indre loopen sørger for full kontroll på hvor hvert instrumentsett befinner seg, hvilken prosess det har gjennomgått, og at det oppfyller alle krav før neste operasjon​. Dette øker pasientsikkerheten ved at kun korrekt steriliserte og komplette instrumenter tas i bruk, og man kan enkelt spore utstyr tilbake til en pasient ved behov (for eksempel ved en eventuell produkt tilbakekalling)​

.

Den ytre loopen – forbruk og vareflyt: Løsningen håndterer også forbruksvarer og engangsutstyr som brukes under operasjon, og sikrer at disse raskt blir etterfylt. Alle komponenter og materialer som brukes på operasjonsstuen skannes én gang når de tas i bruk​. Systemet fanger da opp identifikatorer som GTIN (varenummer), batch/serienummer og utløpsdato fra strekkoder (GS1 DataMatrix) på produktene​. Dette gir full sporbarhet på hvilke implantater eller varer en pasient har fått, og brukte komponenter kan spores både i pasientjournal, lagerbeholdning, kvalitetsregistre og til og med faktura​. Viktige hendelser utløser automatikk i den ytre loopen: Når utstyr og varer er forbrukt registreres dette i systemet, og nye varer bestilles umiddelbart og digitalt​. Løsningen sammenstiller alt forbruk per dag i en oversikt, foreslår automatisk bestillinger som kan justeres ved behov, og sender bestillingene elektronisk til leverandørene (via EDI/EHF, fil eller e-post)​. Dermed sikres det at riktig vare i riktig mengde bestilles til rett tid, uten manuelle bestillingslister. Når varene ankommer lageret, benyttes en håndholdt enhet eller portal for å skanne forsendelsen og kryssjekke mot bestillingen​. Lageret oppdateres automatisk ved varemottak, og eventuelle avvik kan håndteres umiddelbart – i MHH sitt tilfelle kobles dette direkte mot fakturasystemet for å forenkle økonomioppfølgingen​. Denne ytre loopen sikrer at lageret alltid er optimalt supplert, uten overflod eller mangel, og frigjør personell fra tidkrevende manuelt lagerhold.

Forbedret logistikk, lagerstyring og sporbarhet

Med APX sin løsning oppnår sykehuset en strømlinjeformet logistikk fra A til Å. Sporbarheten blir vesentlig forbedret ved at alt utstyr merkes og skannes gjennom alle steg. Både flergangsutstyr og engangsartikler kan spores hele veien fra leverandør til pasient og tilbake, takket være bruk av globale standarder som GTIN og GRAI for entydig identifikasjon​. Hvis det skulle oppstå en sikkerhetshendelse som tilbakekalling av et parti medisinsk utstyr, kan man nå finne frem til berørte pasienter og gjenstander på noen få minutter, mot tidligere potensielt flere dagers manuelt arbeid​. Systemet varsler også automatisk dersom et produkt er utløpt på dato, slik at utstyr som er for gammelt ikke blir brukt​

Lagerstyringen blir mer effektiv og nøyaktig. Etter hver operasjon vet man nøyaktig hva som er tatt ut fra lager, og systemet oppdaterer beholdningen fortløpende. Dette muliggjør just-in-time påfylling og reduserer bundet kapital i form av overflødig varelager​. Samtidig unngås situasjoner der kritiske artikler går tomme, siden automatiske bestillingsforslag fanger opp behovet i tide​. Ved varetelling kan strekkoder og RFID benyttes for rask og korrekt opptelling. All logistikk – fra vare mottak, lagring på rett lokasjon, til plukking av utstyr til operasjon – støttes av løsningen​, noe som gir full kontroll i hele verdikjeden.

Mot effektiv drift og kostnadsbesparelser

Digitaliseringen av disse prosessene fører til en betydelig mer effektiv drift. På Lovisenberg sykehus har innføringen av systemet redusert opplæringstiden for nye medarbeidere i steril- og operasjonsavdelingen fra opptil 12 måneder ned til ca. 3 måneder​. Dette skyldes at systemet gir intuitive, digitale veiledninger (f.eks. ved pakking av instrumentsett) og automatiserer mange rutineoppgaver, slik at nyansatte raskere kan bli selvgående. I tillegg har tiden brukt på å foreta bestillinger av medisinsk utstyr sunket drastisk – fra rundt 2 timer daglig til om lag 10 minutter hver dag​. Bestillingsprosessen er nå nesten helt automatisk og innebygget kvalitetssikret, noe som frigjør verdifull tid for helsepersonell.

Slike kostnadsbesparelser vises også direkte i driftsregnskapet. Redusert tidsbruk på lagerhold og administrasjon innebærer at ansatte kan fokusere mer på pasientbehandling. Lovisenberg rapporterte at systemet reduserte arbeidsmengden og risikoen for manuelle feil betydelig ved at bestillinger og vareoppfølging ble digitalisert​. For Martina Hansens Hospital forventes det som nevnt en innsparing tilsvarende 1–2 årsverk ved full bruk av løsningen, og investeringen vil betale seg selv innen under ett år​. Også pasientsikkerheten gir økonomisk gevinst – bedre kontroll på utstyr og steriliseringsprosesser minsker sjansen for infeksjoner og komplikasjoner, noe som sparer sykehuset for kostnader knyttet til uønskede hendelser.

Kort oppsummert, ved å automatisere sporingen og logistikkflyten oppnår sykehuset: færre feil, mindre svinn, lavere lagerkostnader, raskere prosesser og optimal ressursutnyttelse. Dette legger til rette for en mer effektiv sykehusdrift både kvalitativt og økonomisk.

Integrasjon med EPJ, økonomisystemer og nasjonale registre

APX-løsningen er designet for sømløs integrasjon med sykehusets øvrige IKT-systemer. Den kan kobles mot elektroniske pasientjournalsystemer som DIPS for å utveksle informasjon om forbruk og implantater direkte i pasientens journal​. For eksempel sendes data om implantater som er brukt, automatisk til det nasjonale proteseregisteret uten manuelt mellomarbeid​. Løsningen kan også integreres mot administrative systemer og kvalitetsregistre, slik at skanning av utstyr på operasjonsstuen kan oppdatere alle relevante databaser i én operasjon​

Videre støtter systemet integrasjon med økonomi- og ERP-systemer. APX har erfaring med koblinger til en rekke ERP-løsninger, som Unit4 (Agresso), Xledger m.fl. Dette betyr at vareforbruk og varemottak kan speiles direkte i økonomisystemet for fakturahåndtering og kostnadskontroll. Eksempelvis kobles varemottak opp mot inngående faktura hos Martina Hansens Hospital, slik at når faktura ankommer er den allerede kontrollert mot det faktiske mottaket og kan bokføres automatisk. Løsningen støtter elektronisk handel gjennom standarder som EDI og EHF, og kan dermed sende bestillinger og motta pakksedler/fakturaer helt digitalt​

Integrasjoner mot nasjonale helse- og velferdstjenester er også ivaretatt. Systemet benytter moderne API-er og standarder for sikker datautveksling. For eksempel kan Maskinporten og helsenettet benyttes for sikker autentisering og meldingsoverføring der det er påkrevd, slik at sensitive data som pasient- og utstyrsinfo utveksles trygt mellom systemer. Dette gjør det enklere å koble sammen sykehusets logistikkplattform med eksterne registre og tjenester når behovet oppstår, og sikrer at APX-løsningen fungerer som en del av et helhetlig digitalt økosystem på sykehuset.

Oppsummert: APX Systems’ sporings- og logistikkløsning for sykehus fungerer som bindeleddet mellom medisinsk utstyr, lager, kliniske systemer og leverandører. Den indre loopen håndterer alt av instrumenter og utstyr internt fra bruk til sterilisering, mens den ytre loopen sørger for at forbruksvarer og nye leveranser flyter inn eksternt. Løsningen forbedrer sporbarhet og lagerstyring, integreres med eksisterende systemer som EPJ (DIPS) og ERP (Unit4, Xledger), og bidrar til en tryggere, mer effektiv sykehusdrift med betydelige kostnadsbesparelser​APX Systems’ løsning for sporbarhet og logistikk i sykehus
APX Systems tilbyr en helhetlig sporings- og logistikkløsning for sykehus, utviklet i Norge i tett samarbeid med helsevesenet. Løsningen digitaliserer hele prosessen fra kirurgisk utstyr brukes på operasjonsstuen, gjennom steriliseringssyklusen, til varebestilling og varemottak. Med strekkoder, RFID og GS1-standarder gir systemet full oversikt over medisinsk utstyr og forbruksmateriell i sanntid. Resultatet er bedre sporbarhet, sikrere pasientbehandling og mer effektiv drift.