Sporing, logistikk, sterilforsyning samt innkjøps-løsning, fornyes hos Lovisenberg Diakonale sykehus.

Lovisenberg Diakonale Sykehus fornyer sporings- og logistikkløsninger med APX Systems

Lovisenberg Diakonale Sykehus i Oslo har fornyet og oppgradert sine digitale løsninger innen sporing, logistikk, sterilforsyning og innkjøp med APX Systems. Sykehuset har vært kunde hos APX i over ti år – allerede i 2013 var Lovisenberg pilotkunde, med full implementasjon fra 2014. Den oppgraderte løsningen omfatter sterilforsyning med sporing av alt utstyr, lagerstyring (WMS) og innkjøpssystem, fullt integrert mot sykehusets øvrige systemer og nasjonale registre som Proteseregisteret i Bergen. Dette skal gi sykehuset enda bedre kontroll på utstyr og forbruk, høyere effektivitet og økt pasientsikkerhet.

I over et tiår har Lovisenberg Diakonale Sykehus benyttet APX Systems’ løsninger for å digitalisere sine logistikk- og sporingsprosesser. Valget om å fornye samarbeidet understreker verdien sykehuset har fått av systemet. APX-løsningen er helhetlig og modulbasert, utviklet i Norge i tett samarbeid med helsevesenet. Løsningen består av flere integrerte moduler, blant annet: en komplett sporingsløsning for medisinsk utstyr, styring av sterilforsyningsprosessen, lager/logistikk (WMS) og innkjøp, samt overvåkning av vaskemaskiner og autoklaver. Alle moduler er sømløst koblet sammen og utveksler data i sanntid. Systemet bygger på globale GS1-standarder for identifikasjon og sporing, noe som gjør det mulig å spore både flergangsutstyr og engangsartikler hele veien fra leverandør til pasient.

En viktig del av løsningen er digital sterilforsyning. Etter hver operasjon registreres alt gjenbruksutstyr digitalt før det sendes til sterilsentralen. Systemet styrer prosessen gjennom vask og sterilisering: vaskemaskiner og autoklaver er integrert slik at alle data (temperatur, tid, etc.) loggføres automatisk per instrumentsett. De ansatte får veiledning via touchskjerm for korrekt pakking av kirurgiske instrumentsett, som deretter merkes med strekkode/2D-kode for sporbarhet. Når steriliserte instrumenter settes tilbake på lager, oppdateres status og lokasjon automatisk, klare til neste gangs bruk. Dermed har sykehuset full kontroll på hvor hvert instrumentsett befinner seg, hvilken prosess det har gjennomgått, og at det oppfyller alle krav før neste operasjon – noe som er kritisk for pasientsikkerheten.

Også forbruksvarer og engangsutstyr håndteres av systemet. Alle komponenter som brukes under en operasjon skannes når de tas i bruk, slik at systemet registrerer varetype, batch/serienummer og utløpsdato. Slik oppnås komplett sporbarhet på hvilke implantater eller materiell hver pasient har fått, og alle data kan spores både i pasientjournalen, lagerbeholdningen, kvalitetsregistre og til fakturakontroll. Når utstyr forbrukes, utløses det automatisk bestillingsforslag: systemet sammenstiller alt forbruk og foreslår nye bestillinger elektronisk til leverandører, uten behov for manuelle lister. Dette sikrer at riktig vare i riktig mengde bestilles til rett tid og at lageret alltid er optimalt supplert – verken overfylt eller tomt. Løsningen inkluderer også en egen innkjøpsportal som muliggjør bestilling via EDI eller e-post, med automatisk kobling mot varemottak og fakturakontroll.

En stor fordel med APX-plattformen er dens evne til å integreres med både interne og eksterne systemer. Løsningen er koblet mot sykehusets pasientjournalsystem (EPJ) slik at opplysninger om forbruk og implantater oppdateres direkte i pasientens journal. Den er også integrert med økonomi/ERP-systemer for automatisk fakturahåndtering ved varemottak. Kritisk for Lovisenberg er at APX-systemet oppdaterer nasjonale kvalitetsregistre automatisk. For eksempel sendes data om implantater som er brukt, rett inn i det nasjonale Proteseregisteret i Bergen uten noe manuelt mellomarbeid.

APX-løsningen støtter moderne standarder for sikker datautveksling i helsesektoren. Via Helsenettet og identifiseringstjenester som Maskinporten kan systemet utveksle sensitiv informasjon trygt mellom ulike aktører ved behov. Over 300 forskjellige integrasjoner mot andre systemer og maskiner er tilgjengelig, noe som gjør det enkelt å utvide funksjonaliteten ytterligere etter behov. Ved Lovisenberg er blant annet vaskemaskiner, autoklaver og pakkestasjoner integrert, slik at steriliseringsprosessen er helautomatisk dokumentert. Samlet sett binder APX Systems’ løsning sammen medisinsk utstyr, lager, kliniske systemer og leverandører, og legger grunnlaget for en sømløs og effektiv logistikkflyt i sykehuset.

En ansatt ved sterilforsyningsavdelingen på Lovisenberg bruker APX Systems’ løsning for sporing av medisinsk utstyr. Digital sporing av utstyr har gjort hverdagen enklere for de ansatte, som nå har full oversikt over hvor instrumenter og implantater befinner seg til enhver tid. Systemet dokumenterer også at gjenbruksutstyr er korrekt vasket og sterilisert før bruk, ved å lagre prosessdata fra vask og autoklav i inntil 10 år. Dette sikrer at kun steriliserte og kvalitetssikrede instrumenter brukes på pasientene, noe som reduserer infeksjonsrisiko og øker tryggheten i behandlingen. Løsningen sørger i tillegg for at pakking av utstyr til operasjonssalene gjøres riktig hver gang, gjennom digitale sjekklister og bildeinstruksjoner for de ansatte.

Ved å fornye sporings- og logistikksystemet høster Lovisenberg Diakonale Sykehus en rekke dokumenterte gevinster. Overgangen fra manuelle rutiner til automatiserte digitale prosesser har strømlinjeformet driften fra A til Å.

• Kraftig tidsbesparelse: Tidkrevende oppgaver er blitt automatisert. For eksempel er daglig bestilling av medisinsk utstyr redusert fra rundt 2 timer til om lag 10 minutter. Bestillingsprosessen er nå nesten helt automatisk og innebygd kvalitetssikret, noe som frigjør verdifull tid for helsepersonell.
• Optimal lagerstyring: Systemet sikrer at varelagrene alltid er riktig supplert uten overflod eller mangel. Automatiske bestillingsforslag og elektronisk varemottak betyr at kritiske artikler aldri går tomme, samtidig som lagerkostnadene holdes nede.
• Færre feil og full sporbarhet: Digital registrering og skanning i alle ledd eliminerer mange manuelle feil og gir full sporbarhet på alt utstyr. Sykehuset kan nå på få minutter finne fram til berørte pasienter og utstyr dersom det oppstår en tilbakekalling av et produkt, mot tidligere flere dagers manuelt arbeid. Systemet varsler også automatisk om utstyr som har passert utløpsdato, slik at uegnet materiell ikke blir brukt.
• Enklere opplæring og arbeidsflyt: Nye medarbeidere trenger langt kortere opplæringstid. Innføringen av systemet har redusert opplæringstiden i steril- og operasjonsavdelingen fra opptil 12 måneder til ca. 3 måneder. Intuitive, digitale veiledninger og automatiserte rutineoppgaver gjør at nyansatte raskere blir selvgående. Erfaren personale melder også om en tryggere arbeidsdag med mindre stress og mer tid til kjerneoppgaver.
• Bedre pasientsikkerhet: Med bedre kontroll på sterilisering og sporbarhet av utstyr har sykehuset minimert risikoen for infeksjoner og komplikasjoner. Som en bonus gir dette også økonomisk gevinst, ved at uønskede hendelser forebygges. I sum bidrar løsningen til sikrere pasientbehandling og høyere kvalitet i alle ledd.

– Sykehuset har gått fra manuelle rutiner til digitale prosesser, noe som skaper trygghet i arbeidet, øker effektiviteten og bedrer pasientsikkerheten, skriver GS1 Norway i en omtale av Lovisenbergs sporingsløsning. Også Lovisenberg selv rapporterer at systemet har redusert arbeidsmengden og risikoen for manuelle feil betydelig ved at bestillinger og vareoppfølging er digitalisert. Personale som tidligere brukte mye tid på papirarbeid kan nå fokusere mer på pasientbehandling, og ledelsen ser direkte utslag av effektiviseringen på driftsregnskapet. Investeringen i APX-løsningen har således vært lønnsom: for et sammenlignbart sykehus forventes tilbakebetalingstid under ett år, og besparelser tilsvarende 1–2 årsverk i administrative oppgaver.

Lovisenberg Diakonale Sykehus’ beslutning om å fornye sporings- og logistikkløsningene med APX Systems understreker viktigheten av moderne teknologi i helsevesenet. Med full sporbarhet, automatisert logistikk og integrasjon mot nasjonale registre sikres en tryggere og mer effektiv sykehusdrift. Pasientene nyter godt av økt sikkerhet og kvalitet, mens de ansatte får en enklere hverdag med bedre verktøy. Som et av de første sykehusene i Norge til å ta i bruk denne typen løsning, befester Lovisenberg sin posisjon som en digital pionér innen sykehuslogistikk – nå rustet for fremtiden med APX Systems som partner.